PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

9.8 Gode råd om udvælgelsen
Når en opgave skal udbydes, skal ordregiveren gøre sig en række overvejelser om bl.a., hvilke krav
denne vil stille til virksomhedernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige formåen samt hvilke
former for dokumentation, der kræves.
I den forbindelse er det vigtigt at huske, at udbudsprocessen generelt kan være tids- og
ressourcekrævende for både ordregivere og virksomheder.
En del af dette ressourceforbrug er forbundet med udvælgelsesfasen. Virksomheder, der ønsker at
deltage i udbudet, skal nemlig skaffe al dokumentation, som ordregiveren kræver til brug for
udvælgelsen. Ordregiveren skal efter den relevante frists udløb tage stilling til, om virksomhederne
opfylder de stillede krav til udvælgelsen, og om de har indsendt den opkrævede dokumentation.
Her er et par gode råd om, hvordan ordregivere kan gøre udvælgelsesfasen lettere og mindre
ressourcekrævende både for sig selv og for virksomhederne.
Afstem kravene med den konkrete opgave
Det følger direkte af direktivets art. 44, stk. 3, at de udvælgelseskrav, som ordregivere fastsætter, skal
hænge sammen med og stå i forhold til opgaven. Det er vigtigt at understrege, at denne bestemmelse
har meget stor praktisk betydning.
Det er ikke hensigtsmæssigt at fastsætte minimumskrav til fx, at virksomhederne skal have en meget
stor omsætning, hvis opgaven, der udbydes er ret lille. Et sådant krav kan begrænse konkurrencen, ikke
mindst fordi små og mellemstore virksomheder vil være afskåret fra at deltage i udbudet.
Gør kravene til dokumentation ”genkendelige” for virksomhederne
Ordregivere bør overveje at standardisere kravene til den dokumentation, de kræver, til brug for
udvælgelsen, fx i forbindelse med den finansielle og den økonomiske formåen.
En sådan standardisering kan gøre det lettere og mindre ressourcekrævende for virksomhederne at
skaffe den krævede dokumentation.
Overvej om unødvendige krav fordyrer opgaven
Udbudsdirektiverne indeholder lister over de oplysninger om virksomhedernes finansielle, økonomiske og
tekniske formåen, som ordregivere kan kræve til brug for udvælgelsen.
Her er det vigtigt at huske, at ordregivere ikke behøver at kræve alle typer oplysninger, der er nævnt i
bestemmelserne. Ordregivere bør således kun bede om oplysninger, der er relevante i forhold til den
konkrete opgave.
Hvis man stiller krav om alt for mange irrelevante oplysninger, vil dette medføre, at virksomhederne
bruger flere ressourcer i forbindelse med deltagelsen i udbudet end nødvendigt.
Virksomhederne vil dog ofte indregne dette ressourceforbrug i deres tilbud. Unødvendige krav vil således
i sidste ende fordyre opgaven.
155