PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

5.1 Generelt
Samarbejdet mellem kunde og leverandør vedrørende IT-ydelser er
ganske fundamentalt for den fælles succes. Der skal således tænkes
nøje over det, når der udfærdiges regler for den praktiske organisering
af det løbende samarbejdsforhold. I mange kontrakter står
der ofte kun ganske lidt om samarbejdsformen, undertiden bare at
den siden hen vil blive specificeret. Dette er ikke hensigtsmæssigt.
Er der tale om udbud, bør det allerede af udbudsmaterialet fremgå,
hvilken organisering af samarbejdet kunden forventer. Dette
har ligeledes betydning for leverandøren, idet det i prisen skal indgå,
hvilke omfang af ressourcer der skal afsættes til det løbende
samarbejde, herunder blandt andet i forbindelse med deltagelse i
faste møder og udarbejdelse af faste rapporter om status på drift
eller udviklingsopgaver.
Samarbejdsorganisationen afhænger selvfølgelig af, hvilke opgaveområder
leverandøren forestår. Der er dog nogle forhold, som er
relevante for indkøb af alle IT-ydelser, udover det helt banale
niveau.
Der bør hos såvel leverandøren som hos kunden være én fast kontaktperson,
der har beslutningskompetence vedrørende samtlige
forhold relateret til det daglige samarbejde mellem kunden og
leverandøren.
At vedkommende har beslutnings-kompetencen betyder ikke, at
vedkommende ikke kan spørge andre internt i sit hus, inden
beslutningen meddeles til den anden part. Det betyder derimod, at
den anden part, når vedkommende får et svar, kan regne med, at
den, der giver svaret, har fuldmagt til at afgive dette svar.
Langt mere vigtigt er det, at der kun er èn, man skal rette henvendelse
til, uanset problemets karakter. Denne kontaktperson på
begge sider skal være problemløseren, når der måtte opstå uenighed
mellem kunde og leverandør, samt skal være den, der er kontaktperson,
når der for eksempel skal sættes nye ting i gang. De
faste kontaktpersoner, som der her tænkes på, skal være den primære
kontaktperson på ledelsesniveau, og dermed ligeledes den
interne koordinator. Det er således ikke denne kontaktperson, der
71