PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Konkurrencestyrelsen - Udbudsmaterialets beskaffenhed https://www.ks.dk/publikationer/udbud/1997/rgudland/065/?print=1
Udbudsmaterialets beskaffenhed
Konkurrencestyrelsen:
Danske virksomheders muligheder ved offentlige EU-udbud i udlandet
6. Udbudsmaterialets beskaffenhed
Flere af de problemer som virksomhederne møder, jf. afsnit 4 og 5, opstår som en direkte følge af EU-reglernes udformning.
Det vil derfor være relevant at se nærmere på, hvorledes EU-reglerne er opbygget mht. udbudsformer, kravsspecifikationer,
kriterier for valg af tilbud, ligebehandlingsprincippet, betalingsfrister og aftalebekendtgørelsen.
6.1 Direktivernes udbudsformer
Der findes to generelle hovedformer for udbud, nemlig offentligt udbud og begrænset udbud. Der er i praksis ikke den store
forskel mellem disse to former for udbud. Den væsentligste forskel mellem de to er, at ved den sidstnævnte udbudsform har
alle ret til at henvende sig, men man skal have tilladelse til at byde. Ved offentligt udbud gives der mulighed for alle
interesserede virksomheder til at afgive tilbud.
Desuden findes der en generel form for udbud der har status som en undtagelsesregel. Det er den udbudsform der kaldes
udbud efter forhandling. For forsyningsvirksomhedernes vedkommende kan udbud efter forhandling anvendes valgfrit på linje
med offentligt og begrænset udbud. For de øvrige direktivers vedkommende kan denne udbudsform derimod kun anvendes i
nogle ganske konkrete undtagelsessituationer. Der er tale om situationer, hvor (1) ingen af de modtagne tilbud opfylder de
krav til tekniske specifikationer, som udbyderen har stillet, hvis (2) der er tale om arbejder som udføres med henblik på
forsøg og forskning, hvis (3) en samlet prisfastsættelse er ikke mulig, eller (4) situationer, hvor kontrakten ikke kan
specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan indgås ved at vælge det bedste tilbud efter offentligt eller begrænset tilbud.
Udbud efter forhandling er en meget fri udbudsform. Der er således ingen detaljerede regler for, hvorledes forhandlingsfasen
skal gribes an, men følgende overordnede regler skal dog iagttages. Forhandlingerne skal ske på grundlag af myndighedens
udbudsmateriale og med udgangspunkt i virksomhedens forhandlingstilbud. Forhandlingerne skal føres med fornøden
hensyntagen til kravet om ligebehandling af alle forhandlingsparter.
Offentligt og begrænset udbud er de to mest anvendte udbudsformer (jf. afsnit 7.3). Det er også de mest gennemsigtige og
konkurrencefremmende udbudsformer, da de giver adgang for alle interesserede virksomheder til at afgive tilbud eller søge
om at få lov til at afgive tilbud.
Anvendelse af offentligt udbud og begrænset udbud er imidlertid udbudsformer, som hovedsagelig bygger på en skriftlig
procedure mellem udbyder og tilbudsgivere frem til underskrivelsen af en kontrakt. Kommunikationen sker stort set kun
skriftligt for at undgå diskrimination. Procedurerne udelukker enhver forhandling med tilbudsgivere om de grundlæggende
elementer i tilbudene, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må kun ske drøftelser med tilbudsgiverne, når det
sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller af udbyderens krav, og det må kun ske i et
omfang, der ikke indebærer forskelsbehandling.
En så restriktiv procedure stiller naturligvis meget store krav til udbudsmaterialets kvalitet og ordregivernes fortrolighed med
reglerne. Mange virksomheder har da også givet udtryk for, at de har behov for en større dialog med ordregiverne end hvad
reglerne giver mulighed for, eller hvad ordregiverne er rede til jf. deres fortolkning af reglerne.
6.2 Udbudsmaterialets kvalitet
EU-udbud stiller som nævnt ovenfor store krav til udarbejdelsen af et udbudsmateriale. Der skal opstilles meget præcise
kravsspecifikationer til produkter eller ønskede løsninger. Udbudsmaterialet skal i princippet udfærdiges på en sådan måde, at
alle interesserede virksomheder har en reel mulighed for at byde.
Udarbejdelse af sådanne meget præcise kravsspecifikationer kræves specielt ved offentligt og begrænset udbud. I udbud med
forhandling kan der opereres med en mere generel og overordnet kravsspecifikation.
En præcis kravsspecifikation forudsætter, at udbyderen for det første gør sig helt klare og præcise forestillinger om, hvilke
behov der skal dækkes, og for det andet kræver det kendskab til de muligheder for behovsdækning, som allerede eksisterer
på markedet. Ofte er det imidlertid tilfældet, at udbyderen ikke præcist ved, hvad han vil have og/eller ikke har overblik over
markedets eksisterende muligheder og løsninger.
Virksomhederne giver udtryk for, at de er blevet bedt om at give tilbud på levering af en ydelse, som de under andre
omstændigheder kunne have leveret bedre eller som i nogle tilfælde ikke matcher udbyderens egentlige behov, med en
efterfølgende omkostningskrævende tilpasning. Ordregivere løber dermed risikoen for at få en miljømæssig eller teknisk
dårligere løsning.
Problemet er som bekendt, at for at undgå en forskelsbehandling af tilbudsgivere og en forhåndsprisforhandling, afholder
ordregiver sig fra at gå ind i en dialog med mulige leverandører omkring en løsning på opgaven.
Undersøgelsen viser også, at det ofte er svært for ordregivere at afgøre, hvornår der er tale om en egentlig forhandling og en
teknisk opklarende diskussion, som direktiverne åbner mulighed for. Denne usikkerhed gør, at visse ordregivere helst undgår
en opklarende diskussion for ikke at overtræde reglerne. En teknisk opklarende diskussion kan være overordentlig vigtig, hvis
fejl i indkøbet skal undgås. En svensk ordregiver udtaler, at i Sverige tolkes opklarende spørgsmål betydeligt mere restriktivt
end i England. De ordregivende myndigheder har derfor brug for en vejledning i fortolkning af direktiverne på dette område.
1 of 5 14/03/2005 17:22