PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Konkurrencestyrelsen - Ordregivernes situation https://www.ks.dk/publikationer/udbud/1997/rgudland/077/?print=1
EU-reglerne medfører en forøgelse af antallet af firmaer, som henvender sig til de ordregivende myndigheder. Det gjaldt såvel
nationale virksomheder, som det gjaldt virksomheder fra andre EU-lande. Mere præcist angav undersøgelsen, at ca. 50 pct. af
ordregiverne vurderede, at reglerne havde givet anledning til, at flere virksomheder meldte sig som interesserede i at afgive
tilbud. Men det skal understreges igen, at der heller ikke her var tale om revolutioner: stigningen i antallet af virksomheder
vurderedes til at være lille til moderat. Dramatiske stigninger var der ikke tale om.
Det bekræftes også af de interviews, vi har foretaget i Storbritannien. Stigningen i antallet af udenlandske firmaer, der byder,
er meget beskeden, og det kan af og til være vanskeligt at skelne mellem nationale og udenlandske virksomheder, fordi de
udenlandske ofte vil byde gennem et datterselskab eller lignende i landet. I et af interviewene i Frankrig kunne man
konstatere en stigning i antallet af bud fra udenlandske virksomheder, som har opkøbt franske virksomheder. Dette er måske
ligefrem udtryk for en bevidst strategi fra europæiske virksomheders side for at deltage i det franske marked, herunder det
franske udbudsmarked.
Fra EUs Ministerråds side blev der imidlertid givet udtryk for, at reglerne har givet færre tilbud. Som eksempel på
problemstillingen blev nævnt, at der tidligere var en liste med 23 leverandører af papir, som gav tilbud på små, men hyppige
udbud. I stedte har man nu annonceret efter leverandører for en 5-årig periode, og på dette relativt store udbud kom der kun
ni tilbud. Lige modsat er det med Europa-Kommissionen. Her har man i årene efter 1993 mærket en bemærkelsesværdig
stigning i antallet af tilbud fra leverandører.
Derimod er tendensen mere klar, når det gælder en anden af de effekter, man gerne ville opnå gennem udbudsreglerne,
nemlig prisen. Langt de fleste af de interviewede har kunnet konstatere prisreduktioner i forbindelse med udbud. Der er nok
en generel tendens til øget konkurrence i Europa, bl.a. som følge af åbningen af markederne med indførelse af de generelle
regler i Det Indre Marked, som kan have haft en effekt på priserne. Men selv om det har været svært for de interviewede
præcist at sige, hvor årsagerne til prisfald ligger, så er de fleste af dem tilbøjelige til at pege på udbudsreglerne som en faktor
- om end som én blandt flere. Det gælder såvel for varer som for tjenesteydelser, f.eks. rengøring, hvor der har kunnet
konstateres store prisfald f.eks. i Sverige.
Den tidligere nævnte britiske undersøgelse fra 1994 viste ikke på det tidspunkt væsentlige besparelser. Langt de fleste
ordregivere angav på det tidspunkt, at deres besparelser enten var 0 eller meget marginale. Hvis man ser på tallene i forhold
til omsætningen, kunne der konstateres lidt flere besparelser, hvilket altså kunne tyde på, at det især er på de store udbud,
der kan findes besparelser. Men disse oplysninger skal naturligvis tages med det forbehold, at de stammer fra perioden
umiddelbart efter vedtagelsen og gennemførelsen af udbudsreglerne på nationalt plan.
Mange udbydere siger også, at udbudsreglerne har betydet, at de har måttet organisere deres indkøbsarbejde bedre. Den
deraf følgende bedre planlægning af indkøbene har klart haft en positiv effekt på de priser, der opnås og i det hele taget for
effektiviteten af de offentlige indkøb.
Reglernes kompleksitet - og frygten for kritik og "sager", hvis reglerne ikke overholdes - har således medført, at mange
ordregivere har ansat mere personale og har trænet deres personale bedre. Dette, sammenholdt med en samtidig
reorganisering af indkøbsorganisationer, har ført til den vigtige effekt af udbudsreglerne, at det offentlige indkøbsarbejde er
blevet organiseret bedre og er blevet mere effektivt, hvilket så i sig selv kan medføre bedre procedurer og lavere priser.
Den nævnte undersøgelse blandt britiske udbydere viser da også, at de fordele, man fandt reglerne havde bragt, primært var,
at indkøbsarbejdet blev bedre tilrettelagt, og at man fik en bredere basis af bydende virksomheder.
De interviewede myndigheder siger stort set alle sammen, at udbudsregler har gjort udbudsprocedurerne dyrere. Det er ikke
alene EUs regler, der tænkes på i denne sammenhæng, men også formaliserede, nationale regler. En hollandsk ordregiver
siger, at der i gennemsnit går 20 arbejdsdage til en udbudskontrakt, og drejer det sig om meget store udbud, kan 50-60
arbejdsdage være nødvendige for at forberede udbuddet. En af de interviewede ordregivere fra Tyskland har således nævnt
som et ekstremt tilfælde, at en kontrakt til 1 million D-mark kan koste op til 20 pct. i udbudsadministration! Det
gennemsnitlige bud på omkostningerne er langt lavere, men der er også ordregivere, som mener, at EU-reglerne mere eller
mindre kodificerer den "best practice", man under alle omstændigheder burde følge.
De interviewede peger også på, at udbuddene er en langsommelig proces. Publiceringen tager tid (og koster penge), og
forberedelserne er også langsommelige. Et udbud med prækvalifikation tager op til 77 dage, og på det tidspunkt er der ikke
taget stilling til de indkomne tilbud. Til gengæld peger andre på, at den langsommelige proces også er et tegn på, at
udbuddene forberedes godt, og at projekterne derfor strammes op. Med andre ord peges der på en effekt i form af mere
effektive udbudsprocedurer som følge af kravene i udbudsreglerne. Se desuden bilag 7 om tidsfrister.
Der er også ordregivere, som klager over, at EU-reglerne ændres for meget og for ofte. Fra bl.a. officiel tysk og fransk side
har man i forbindelse med høringssvarene til Kommissionens Grønbog anbefalet, at der kommer en pause med hensyn til ny
lovgivning vedrørende offentlige indkøb. Andre lande tilslutter sig også denne betragtning.
Der var meget varierende svar på spørgsmålet om anvendelse af eksterne konsulenter i forbindelse med udfærdigelse af
udbudsmaterialet. En enkelt af de interviewede (NIC i Holland) fungerer selv som konsulent over for andre ordregivere, men
blandt de øvrige var der næsten dødt løb mellem dem, som bruger eksterne konsulenter og dem, som ikke gør det. I tilfælde,
hvor der er tale om særdeles komplicerede tekniske spørgsmål, vil der nok være en tendens til, at man trækker på tekniske
eksperter i forbindelse med udarbejdelse af materialet. De britiske ressourcepersoner, der blev interviewet til denne
undersøgelse, gav alle udtryk for, at de anvender eksterne konsulenter i forbindelse med udbudsprocedurerne. Der findes
også en række specialiserede virksomheder på netop dette området i landet.
En sammenfatning af de interviewede ordregiveres vurdering af fordelene ved at følge EUs udbudsregler peger på disse
punkter:
Prisbesparelser, eller en bedre kvalitet til samme (eller lavere) pris (penge sparet for det offentlige)
Flere og bedre produkter at vælge imellem
De formelle regler betyder bedre udbudsforretninger som følge af bedre intern organisering og disciplin
En lidt anden version kom fra en tysk indkøber, som oplyste, at mens han tidligere kunne præsentere en given pris til
virksomhederne og spørge dem om, hvad de kunne levere til denne pris, må han nu lave en klar beskrivelse af de ønskede
produkter og spørge virksomhederne, til hvilken pris, de kan levere. Utvivlsomt et udtryk for en følelse af færre frihedsgrader i
2 of 7 14/03/2005 17:24