PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Konkurrencestyrelsen - Udbudsmaterialets beskaffenhed https://www.ks.dk/publikationer/udbud/1997/rgudland/065/?print=1
4. Tildelingskriterier (f.eks. pris, leveringstid, kvalitet, service, betalingsbetingelser, erfaring m.v.)
5. Hvor mange bud der er modtaget
6. Hvilken leverandør der er valgt
7. Leverede varer
8. Dato for offentliggørelsen, afsendelsen og modtagelsen af bekendtgørelsen.
Det vigtigste punkt i aftalebekendtgørelse for virksomhederne er naturligvis oplysningerne indeholdt i punkt nr. 4 vedrørende
pris m.v.
I gennemsnit i alle EU-lande bliver der kun offentliggjort én aftalebekendtgørelse for hveranden kontrakt. Dette tal varierer
dog meget fra land til land. I Sverige og Holland bliver der f.eks. opgjort aftalebekendtgørelse i 60 pct. af tilfældene, mens det
i Spanien kun er i 11 pct. af tilfældene.
Spørgsmålet er imidlertid, i hvor høj grad virksomhederne finder en sådan offentliggørelse relevant. Publiceringen i
EF-Tidende vil i sagens natur (oversættelse til samtlige sprog, udsendelse m.v.) blive betydeligt forsinket i forhold til
udbudsgivernes beslutninger. Tilbudsgiverne har brug for oplysningerne, så snart udbyderen har taget sin beslutning om,
hvem leverandøren skal være. Ikke mindst i de tilfælde, hvor en evt. tabende tilbudsgiver har ønske om at blive
underleverandør, kan oplysningerne ikke vente på en offentliggørelse i EF-Tidende.
Den virksomhed, der udarbejder et tilbud, har for det første væsentlige omkostninger forbundet med at udarbejde tilbudet.
For det andet er det vigtigt for virksomhedens løbende planlægning af øvrige opgaver, at den hurtigt bliver i stand til at
vurdere, om den skal binde yderligere ressourcer i lignende opgaver i fremtiden.
På grund af omkostninger m.v. er det kun rimeligt, at tilbudsgiverne hurtigst muligt informeres om, hvem der er blevet valgt
som leverandør samt den aftalte pris. Denne information kan også ses som et afkast til de tabende tilbudsgivere i form af
information om markedsniveau og individuel konkurrenceevne. Set fra offentlighedens side er det desuden rimeligt, at det er
muligt at kontrollere, hvor mange skattekroner en bestemt aktivitet koster, samt hvem indtægten tilfalder.
Det bør derfor kræves, at udbyderne (de offentlige myndigheder) indarbejder en god forretningspraksis, hvor der enten
skriftligt informeres om afgørelsen eller hvor man ved telefonisk henvendelse kan få de ønskede oplysninger. Ifølge
undersøgelsen har det vist sig, at det er utroligt forskelligt fra sag til sag - og fra land til land - hvorvidt de offentlige
myndigheder er åbne omkring dette punkt. Det ville måske være oplagt at benytte sig af den ny teknologis muligheder
(Internet) med henblik på at forbedre informationen. Gennemsigtighed allerede når tilbudene åbnes er af meget stor
betydning.
Det er klart utilfredsstillende for tilbudsgiverne, når der er tale om "hemmelighedskræmmeri" i forbindelse med indgåelsen af
kontrakter. Der kunne f.eks. udarbejdes en "guide for offentlige udbydere", hvori det bl.a. oplyses, hvad der normalt vil blive
krævet af de offentlige myndigheder mht. oplysninger, som skal offentliggøres, hvor hurtigt det skal ske, hvorvidt det skal ske
skriftligt/telefonisk/elektronisk, betalingsfrister m.v.
Da det kan konkluderes, at der på dette område ofte sker en overtrædelse af reglerne og at virksomhederne ikke finder, at
aftalebekendtgørelsen har en stor informationsværdi, vil det måske være en god idé at afskaffe den officielle offentliggørelse i
EF-Tidende, men samtidig pålægge ordregiver pligt til at udlevere oplysningerne i de tilfælde, hvor en virksomhed beder om
det. For at undgå statistiske problemer bør det stadig være påkrævet, at ordregivere indleverer oplysninger til
Europa-Kommissionen (DG XV).
6.8 Betalingsregler
Ofte overholder udbyderne ikke almindelig betalingspraksis. I Spanien varer det op til ni måneder før betalingen falder, i
Italien og Belgien op til 18 måneder! En god betalingspraksis er utrolig vigtig for virksomhederne, specielt de mindre
virksomheder. I de tilfælde, hvor almindelig praksis ikke overholdes, er det derfor et stort problem for virksomhederne.
Europa-Kommissionen er opmærksom på dette problem og har fremsat flere forslag til sikring af prompte betalinger. Sådanne
skridt kan naturligvis kun hilses velkommen. Spørgsmålet er imidlertid i hvor stort omfang forslag/betænkninger vil ændre
den aktuelle situation. Rettidig betaling er af en så stor betydning for virksomhederne, at offentliggørelse af de dårligst
betalende udbydere i EF-Tidende en gang om året nok ville være en mere effektiv måde at ændre tingene på. Det skal dog
bemærkes, at i flere tilfælde har Europa-Kommissionen vist sig at være en ligeså dårlig - hvis ikke værre - betaler som de
nationale offentlige myndigheder.
6.9 Konklusion
EU-reglerne er bygget op på en sådan måde, at det på baggrund af nogle specifikationer og nogle udvælgelseskriterier skulle
være muligt at træffe den "rigtige" beslutning om, hvilket produkt/ydelse der skal købes.
Der er imidlertid mange faktorer, som spiller ind, når beslutningerne træffes. Faktorer, der ikke nødvendigvis kan indeholdes i
specifikationer eller udvælgelseskriterier, og som derfor ligger uden for reglernes rammer, men som ikke desto mindre har en
stor betydning for, hvilken afgørelse der træffes. Det er vigtigt, at virksomhederne får en større forståelse for, at nok kan man
læse sig til meget i udbudsmaterialet - men det er ikke nødvendigvis hele sandheden.
Specifikationer, kontraktbestemmelser og juridiske regelsæt er kun en del af de forudsætninger, der ligger til grund for et
forretningsmæssigt forhold. Andre vigtige forudsætninger består i et holdningsfællesskab mellem tilbudsgiver og ordregiver,
som typisk er baseret på fælles sprog og kulturel baggrund - forhold, der giver de to parter i forretningsforholdet en sikkerhed
for, hvordan man indbyrdes vil opføre sig over for hinanden.
Med hensyn til ordregiverne er det ikke altid tilfældet, at de præcist beskriver, hvad de vil have, og en række leverandører
tilbyder identiske bud med forskellige priser, hvoraf man så kan vælge det billigste. Hvad skal der f.eks. gøres i den situation,
hvor der sker ændringer i forskellige tekniske detaljer ved udvælgelsen af leverandøren? I en sådan situation kan det i praksis
være nødvendigt at foretage visse justeringer og i denne proces kan prisen bevæge sig op og ned, hvilket ifølge direktiverne
ikke er tilladt. I praksis må der nødvendigvis være tale om en vis fleksibilitet, da en konsekvent overholdelse af reglerne ellers
kan give dyrere tilbud eller valg af dårligere tilbud for at opnå en lav pris. Det er naturligvis af en meget stor betydning, at
ordregivere bliver bekendt med reglerne, men lige så vigtigt er det, at ordregivere lærer at bruge reglerne i de situationer,
hvor verden ikke er skruet sammen på en sådan måde, at valget af leverandør sker uden, at man bevæger sig i den grå zone
4 of 5 14/03/2005 17:22