PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Konkurrencestyrelsen - Udbudsmaterialets beskaffenhed https://www.ks.dk/publikationer/udbud/1997/rgudland/065/?print=1
Undersøgelsen afslører endvidere, at alle virksomhedstyper anser det som en meget stor forhindring for en succesfuld
deltagelse i et udbud, at de modtager ukorrekt eller mangelfuld information om udbudet, at udbudsmaterialet indeholder
forkerte tekniske specifikationer eller standarder, eller at der under udbudsproceduren sker ændringer i specifikationerne.
Alt i alt betyder dette naturligvis, at det bliver dyrere og mere tidkrævende for tilbudsgiveren at udfærdige sit tilbud.
Samtidig efterlyser flere virksomheder, på grund af udbudsmaterialets beskaffenhed, en dialog med ordregiver på et tidligere
tidspunkt, end EU-udbud normalt giver mulighed for ved offentligt og begrænset udbud. Mange af virksomhederne ønsker en
situation, hvor udbyderen har mulighed for at sige: "Vores behov er sådan og sådan" og hvor firmaet kunne svare "Vi kan
tilbyde dette og dette". Udbyderen kunne herefter vælge mellem de foreslåede løsninger, tage en eller to ud og derefter gå i
gang med en mere præcis kravsspecifikation. En proces, der ligger tæt op ad udbud efter forhandling.
Det ovenstående eksempel vil naturligvis medføre en meget uigennemsigtig forhandlingsprocedure. Og da det er vigtigt ikke
at tabe det overordnede konkurrencemæssige sigte med udbudssreglerne af syne, vil det ikke være hensigtsmæssigt at
indføre en sådant princip ud over, hvad der allerede er mulighed for ved anvendelsen af udbud med forhandling. Ovenstående
eksempel vil også øge virksomhedernes omkostninger ved at udarbejde tilbudene betydeligt.
Det er ikke desto mindre vigtigt at være opmærksom på, at de nuværende regler med hensyn til offentligt og begrænset
udbud af mange virksomheder opfattes som stive og unaturlige at arbejde med.
6.3 Kriterier for valg af virksomhed og tilbud
Den ordregivende myndighed kan vælge enten at vurdere tilbudene på den laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige
tilbud. Ved det økonomisk mest fordelagtige tilbud indgår en række kriterier som f.eks. pris, leveringstid, kvalitet, teknisk
værdi og service m.v. Direktiverne nævner en række tildelingskriterier, som imidlertid ikke er de eneste man kan anføre.
Mange virksomheder er af den opfattelse, at de offentlige myndigheder ikke er i stand til at vurdere de modtagne tilbud på en
tilstrækkelig kvalificeret måde.
Dette kan hænge sammen med, at myndighederne, når de vurderer de modtagne tilbud, i mange tilfælde gør det på grundlag
af prisen. Også selv om de har forpligtet sig til at vurdere ud fra flere kriterier, f.eks. den tekniske formåen, eftersalgsservice
og kvalitet. Ordregiverne lægger ifølge undersøgelsen stor vægt på netop kvalitet, men det er jo et kriterium, som er meget
vanskeligt at vurdere objektivt. Herudover lægges der vægt på nærhed til leverandøren, tillid mellem leverandør og ordregiver
- og sproget. De sidstnævnte kriterier indgår ikke i de tilladte kriterier, men de spiller ikke desto mindre en meget stor rolle.
Der kan altså ske det, at virksomhederne afgiver tilbud på et grundlag der er forskelligt fra det, hvorpå deres tilbud
efterfølgende vurderes. Dette er naturligvis meget frustrerende og forvirrende for de virksomheder, der afgiver tilbud.
En virksomhed udtalte: "Vi har set eksempler på, at rådgivere i deres iver for at opnå et for ordregiver acceptabelt prisniveau
forringer rådgivningsarbejdet, hvilket ofte har ført til, at en række projekter er blevet forringet eller samlet set er blevet
dyrere end budgetteret. Det er naturligvis rådgiverens ansvar, hvis ydelsen ikke er i overensstemmelse med
udbudsbetingelserne, men tiden må være inde til, at ordregivere og rådgivere sammen forsøger at opstille et for alle parter
acceptabelt grundlag for at vælge det mest "økonomiske tilbud" og at ordregivere bliver bedre til at vurdere hvad de får for
pengene".
Et andet problem er sondringen mellem udvælgelsen af tilbudsgivere, "egnethedskriterier" og valget mellem tilbud;
"tildelingskriterier". Dette skal ske efter hver sit sæt af bestemmelser. EF-Domstolen har klart fastslået, at det er i strid med
direktiverne at sammenblande de to typer af vurderinger. Af virksomhederne kan det opleves som temmeligt vilkårligt hvilke
faktorer, der kan tages i betragtning ved egnethedsbedømmelse, og hvilke der kan benyttes ved bedømmelsen af indkomne
tilbud. Denne sondring kan i en række tilfælde være vanskelig at praktisere for ordregivere og så meget desto sværere at
forstå for mange tilbudsgivende virksomheder. Dette bekræftes også af Europa-Kommissionens analyse (DG XV -
Eurostrategy Consultants Eurogroup).
Med udgangspunkt i undersøgelsen kan det derfor konkluderes, at der for det første fortsat ligger en stor opgave i at
informere/uddanne de offentlige myndigheder i at udarbejde et godt udbudsmateriale og dernæst at inddrage - hvor dette er
relevant - andre faktorer end prisen, når modtagne tilbud vurderes. Og for det andet, at virksomhederne skal lære at stille de
rigtige spørgsmål til ordregiverne således at de bliver klar over, hvad det er ordregiverne vil have og dernæst, hvilke ting der
reelt lægges vægt på når tilbudene vurderes.
Vi vil komme tilbage til dette spørgsmål i kapitel 7 om ordregivernes forhold.
6.4 Ligebehandlingsprincippet - hvornår en tilbudsgiver er inhabil
Ifølge EU-reglerne har offentlige indkøbsgivere pligt til at behandle alle tilbudsgivere lige, hvilket vil sige, at de igennem hele
udbudsproceduren skal sikre, at alle tilbudsgivere får mulighed for at konkurrere på lige fod.
Et omdiskuteret spørgsmål i denne forbindelse er, hvorvidt en virksomhed der har deltaget i det forudgående arbejde, f.eks.
forundersøgelser, tilrettelæggelse af udbudsproceduren, produktion af en prototype, udarbejdelse af prøver til stof til kitler
etc., også selv må byde på opgaven. Dette er et spørgsmål, som er relevant for såvel vareleverancer og tjenesteydelser som
bygge- og anlægsopgaver.
Det er vigtigt at være klar over, at det i de fleste tilfælde vil stride imod ligebehandlingsprincippet, hvis en virksomhed
deltager i det forudgående arbejde og derefter selv byder på opgaven, idet det vurderes, at de øvrige tilbudsgivere herved
stilles ringere.
At ligebehandlingsprincippet bliver tolket så strengt juridisk betyder i praksis, at ellers kvalificerede virksomheder bliver
udelukket fra at afgive tilbud. Dette forhold kan ikke være i direktivernes ånd. Det er hverken hensigtsmæssigt eller rimeligt.
Ligebehandlingsprincippet handler om, at de bydende firmaer skal have ens vilkår for at løse en opgave. Ligebehandling er,
når de bydende firmaer får stillet det samme basismateriale til rådighed for udformningen af deres tilbud og ikke diskrimineres
i løbet af proceduren.
Den strenge fortolkning har også den konsekvens, at de optimale løsninger måske ikke findes fordi kvalificerede virksomheder
2 of 5 14/03/2005 17:22