PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

2.1 Baggrund
Denne vejledning skal beskrive forhold, der skal overvejes regule-
ret i kontrakter om komplekse IT-ydelser, og har ikke til formål at
rådgive om den praktiske tilrettelæggelse af udbud og de overvejelser,
en ordregiver må gøre sig om at få beskrevet opgaven så
præcist som muligt i planlægningsfasen og efterfølgende i udbudsmaterialet.
Af hensyn til sammenhængen skal nogle grundlæggende
elementer ved denne indledende fase dog kort fremhæves her.
Udarbejdelsen af en præcis kravspecifikation har to formål.
Dels sikrer det, at ordregiveren i detaljer er klar over opgavens
omfang, inden det bestilles udført, og har beskrevet rollefordelingen
mellem ordregiver og ordremodtager under forskellige scenarier
- og risikofordelingen, når noget uventet indtræder: Processen
er således med til at professionalisere ordregiveren.
Dels undgår man med en detaljeret forhåndsbeskrivelse af opgaven
at løbe ind i forhandlingsforbudet i EUs udbudsregler.
EF-Ministerrådet og Europa-Kommissionen har i forbindelse med
vedtagelsen af to af udbudsdirektiverne udtalt følgende: "Der må
kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker
med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud
eller den ordregivende myndigheds krav, og i det omfang dette
ikke giver anledning til forskelsbehandling".
Når kunden er en offentlig institution, omfattet af EUs udbudsregler,
følger det af udbudsreglernes princip om ligebehandling af
tilbudsgivere, at den endelige kontrakt skal reflektere udbudsmaterialet,
som tilbudsgiverne har konkurreret på grundlag af. Kontrakten
kan således ikke ændres væsentligt i forhold til udbudsbetingelserne.
Det er derfor ekstra vigtigt, at ordregiveren i forbindelse
med udarbejdelsen af den detaljerede kravspecifikation i udbudsmaterialet
nøje beskriver de tekniske forhold hos ordregiveren,
således at tilbudsgiverne har et fuldt tilstrækkeligt grundlag
for at udarbejde et funktionsdueligt tilbud.
Ved de komplicerede IT-opgaver, som nærværende vejledning især
19